Malgré le poids grandissant des réseaux sociaux et des messageries instantanées, l’e-mail demeure l’un des outils de communication les plus utilisés au monde. Cependant, il ne suffit pas d’envoyer un e-mail pour garantir qu’il sera lu et compris. Vous devez rédiger de manière efficace votre message pour tenter de vous démarquer des centaines d’autres e-mails reçus quotidiennement par vos destinataires. Dans cet article, nous passerons en revue les 6 règles indispensables à respecter pour maximiser l’impact de vos courriels.
Comprendre votre objectif et votre audience
Avec la saturation des boites mails et l’accumulation des messages non lus, il est devenu de plus en plus difficile de captiver l’attention de son audience. Voilà pourquoi il est essentiel pour ne pas dire indispensable de maitriser les techniques de rédaction.
Une fois cette question résolue, vous allez devoir identifier votre audience. S’agit-il d’un client, d’un collègue, d’un fournisseur ou d’un supérieur hiérarchique ? Il est indispensable d’adapter le ton et le contenu de son message en fonction des personnes à qui vous vous adressez.
En choisissant des mots qui parlent à votre destinataire, vous rendrez vos e-mails plus pertinents. Cette technique augmente considérablement les taux d’ouvertures des mails (pourcentage de clients et de prospects qui ont ouvert ou consulté votre message).
Choisir le bon destinataire
Vous avez peut-être pris la mauvaise habitude d’ajouter un nombre important de contacts en copie dans vos mails. Je vous invite à arrêter tout de suite. En effet, cette démarche nuit fortement à la pertinence de votre message et surcharge inutilement la boite de réception de vos interlocuteurs.
Prenez-soin d’envoyer vos mails uniquement aux personnes concernées par votre message. Vous apparaîtrez ainsi aux yeux de votre réseau comme une personne respectueuse et organisée. Vos correspondants ne réfléchiront pas à deux fois avant d’ouvrir vos e-mails.
Ces derniers seront automatiquement identifiés comme des messages utiles. Cela augmentera non seulement le taux d’ouverture mais aussi vos chances d’obtenir une réponse rapide.
Rédiger un e-mail accrocheur et précis
Passons maintenant à la rédaction à proprement parler. Pour cela, il est essentiel de suivre quelques principes clés qui vous aideront à structurer votre message de manière claire et efficace. Vous trouverez les étapes à suivre dans les sections suivantes.
Préciser clairement l’objet
On n’y pense pas toujours et pourtant l’objet du mail est l’un des éléments les plus important de votre message. C’est la première chose que votre destinataire voit. Il joue un rôle crucial dans sa décision d’ouvrir ou non votre e-mail.
Il convient donc de le rédiger avec soin. Soyez le plus clair et précis. Il faut donner une idée précise de ce que contient votre mail. Je vous conseille d’utiliser des mots pertinents et engageant pour susciter l’intérêt.
Optez plutôt pour des titres honnêtes et informatifs qui reflètent précisément le contenu de votre e-mail. En restant authentique et mesuré, vous gagnerez la confiance de votre audience et augmenterez ainsi vos chances d’obtenir une réponse positive.
Structurer le corps de l’e-mail pour maximiser l’impact de votre message
Commencez par une introduction brève qui présente l’objet de votre message. Utilisez des phrases courtes (sujet, verbe, complément) et suffisamment claires pour transmettre efficacement vos idées. N’essayez pas de surcharger votre texte à l’aide de mots trop compliqués, vous n’êtes pas à un concours de littérature.
Organisez ensuite vos informations sous forme de paragraphes courts, 4 à 5 lignes maximum. Cela facilitera la lecture et permettra à votre destinataire de saisir rapidement les points clés de votre message.
Si vous souhaitez mettre en évidence plusieurs éléments importants, n’hésitez pas à utiliser des listes à puces ou à numéros. Pensez également à mettre en gras ou en italique les termes qui vous semblent essentiels. Vous devez structurer votre message de manière à ce qu’il soit facilement lisible et compréhensible.
Le destinataire doit avoir envie de lire votre message. Utilisez un langage et un ton correspondant à la relation que vous entretenez avec lui. Il est indispensable d’adopter son style en fonction du contexte et du destinataire.
Par exemple, si vous entretenez une relation informelle et utilisez habituellement le tutoiement, continuez à le faire dans votre e-mail. Si, par contre, vous avez une relation plus formelle et utilisez le vouvoiement, assurez-vous de maintenir le même niveau de formalité dans vos messages.
En ce qui concerne l’utilisation des émoticônes, leur emploi dépend également du contexte et de la nature de votre relation avec le destinataire. Dans un cadre informel et amical, les émoticônes peuvent ajouter une touche personnelle et chaleureuse à votre message.
Par exemple, un simple sourire peut adoucir votre ton et rendre votre e-mail plus convivial. Mais attention dans un contexte professionnel, il est préférable d’éviter les émoticônes pour maintenir un ton sérieux et professionnel. L’utilisation de ces petites icônes colorées pourrait sembler déplacée et donner l’impression que vous ne prenez pas le sujet au sérieux. Utilisez-les avec parcimonie et uniquement lorsque vous êtes sûr qu’ils sont appropriés à la situation.
Conclusion de votre e-mail
Terminez toujours votre e-mail par une phrase de conclusion claire et concise. Cette dernière résumera brièvement les points principaux de votre message. Vous en profiterez également pour indiquer clairement les actions attendues.
Pensez aussi à remercier le destinataire pour le temps passé à lire votre message. Une formule de politesse comme « Merci pour votre attention » ou « Je vous remercie par avance pour votre aide » peut inciter votre contact à répondre plus rapidement à votre demande. Elles témoignent également de votre respect envers votre contact.
Optimisation de l’envoi : choisir le bon moment
Beaucoup de spécialistes du marketing se plaignent de faibles taux d’ouverture de leurs e-mails. La raison de ce problème réside souvent dans un mauvais timing. Pour maximiser l’efficacité de vos e-mails, il est crucial de choisir le bon moment pour les envoyer.
Faites des tests et multipliez les essais pour déterminer les plages horaires qui fonctionnent le mieux avec votre audience. Analysez les résultats pour ajuster vos stratégies d’envoi en conséquence. Ce qui est vrai avec un groupe de destinataires peut ne pas l’être avec un autre.
Les 5 erreurs courantes à éviter
Nous venons d’aborder les points clés pour rédiger des e-mails efficaces. Cependant, il arrive parfois que certaines erreurs se glissent dans votre e-mail, compromettant ainsi l’impact de votre message. Voici les 5 erreurs les plus fréquentes à éviter absolument.
Vérifiez que vous avez bien joint le fichier annoncé : cela peut sembler anodin, mais oublier une pièce jointe peut entraîner des malentendus ou des retards dans le traitement de l’information. Une vérification rapide avant d’envoyer votre e-mail vous évitera des désagréments inutiles.
Bannissez le copier-coller : cela peut-être tentant pour gagner du temps mais cette pratique comporte de nombreux risques. Vous risquez par exemple d’utiliser un mauvais prénom ou de divulguer des informations à la mauvaise personne. Apprendre à faire un copier-coller entre un PC et un mobile Android.
Trop sollicitez son audience : à vouloir trop bien faire on en arrive parfois à être contre-productif. Ne multipliez pas les sollicitations. Vous risquez d’agacer votre audience et nuire à votre réputation.
Les mails trop design : évitez les polices d’écriture trop complexes et les couleurs criardes. Optez toujours pour une expérience de lecture optimale. Vous devez transmettre les informations clés de manière efficace sans trop en faire. Privilégiez toujours la lisibilité.
N’oubliez pas d’apposer votre signature en bas de votre message. Celle-ci devra inclure un certain nombre d’éléments tels que votre nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre site web, des liens vers vos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn ou TikTok) et éventuellement un petit slogan publicitaire.
Ces différents éléments vous aideront non seulement à créer un climat de confiance avec votre destinataire mais également à renforcer votre crédibilité. Et si en plus votre mail vous permet de gagner quelques followers supplémentaires vous pourrez dire que votre contrat est doublement rempli.
